- Janina Luttik-Swart - KIES Lokaal
- Femke Ouendag - GroenLinks
- Johanne Hendriks - PvdA
- Yolan Koster - Dreese - Wethouder
Nieuwe Archiefverordening Bergen: Efficiënter en Toekomstbestendig
De gemeenteraad van Bergen (NH) heeft gedebatteerd over de actualisatie van de archiefverordening. De nieuwe verordening, die in lijn is gebracht met de Archiefwet 1995, legt de nadruk op digitale ontwikkelingen en regionale samenwerking.
Politiekverslaggever Rijk de Bat
Tijdens de raadsvergadering werd het voorstel voor de nieuwe archiefverordening van de gemeente Bergen besproken. Deze verordening, die voor het laatst in 2013 werd geactualiseerd, is aangepast op basis van aanbevelingen van de Archiefinspectie en de Rekenkamercommissie. De wijzigingen zijn bedoeld om de verordening te dereguleren en in te korten door bepalingen te schrappen die al in landelijke regelgeving zijn opgenomen.
Femke Ouendag van GroenLinks toonde zich tevreden met de inspanningen op het gebied van ICT en de integratie van archiefbeleid met informatiebeleid. "We zijn heel blij dat alle aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn meegenomen," aldus Ouendag. Ze vroeg zich echter af hoe de organisatiestructuur van de archivering eruitziet en hoeveel archivarissen er zijn.
Johanne Hendriks van de PvdA had vragen over de opslag van archiefbescheiden die niet in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen. "Is dat niet handiger om dat ook centraal in zo'n archiefbewaarplaats te bewaren?" vroeg Hendriks zich af. Ze wilde ook weten of inwoners toegang hebben tot digitale documenten en of deze kosteloos te downloaden zijn.
Wethouder Yolan Koster-Dreese gaf aan dat veel archiefmateriaal al gedigitaliseerd is en dat er in december een digitale scanstraat in het gemeentehuis van Bergen komt. "Elke inwoner heeft vanzelfsprekend toegang tot het archief van de gemeente, met uitzondering van die stukken die onder geheimhouding liggen," verzekerde Koster-Dreese.
Klaas Valkering van het CDA vroeg of de Archiefinspectie en de Rekenkamercommissie om advies waren gevraagd over het nieuwe beleid. Koster-Dreese beloofde dit na te gaan en de raad hierover te informeren.
De nieuwe verordening, die geen extra kosten met zich meebrengt, zal na goedkeuring op officiële platforms worden gepubliceerd. Het voorstel werd unaniem als A-stuk naar de raad gestuurd, wat betekent dat het zonder verdere discussie kan worden goedgekeurd. Hiermee zet de gemeente Bergen een stap richting een efficiënter en toekomstbestendig archiefbeheer.
Samenvatting van het voorstel
Het raadsvoorstel betreft de actualisatie van de Archiefverordening van de gemeente Bergen (NH) uit 2013 naar een nieuwe versie uit 2018. De verordening is aangepast op basis van aanbevelingen van de Archiefinspectie en de Rekenkamercommissie, en is in lijn gebracht met de Archiefwet 1995. De nieuwe verordening is gedereguleerd en ingekort door het schrappen van bepalingen die al in landelijke regelgeving zijn opgenomen of niet in een raadsverordening thuishoren. Er is een nadruk gelegd op de integratie van archiefbeleid met informatiebeleid, vooral met betrekking tot digitale ontwikkelingen en duurzame toegankelijkheid. Ook is er aandacht voor horizontaal toezicht en de mogelijkheid om particuliere archieven van historische waarde op te nemen. De nieuwe verordening zorgt ervoor dat alle BUCH-gemeenten hetzelfde model gebruiken, wat regionale samenwerking bevordert. Het niet actualiseren van de verordening zou leiden tot achterstand in wet- en regelgeving en negatieve beoordelingen in toezichtkaders. De nieuwe verordening brengt geen extra kosten met zich mee en wordt na goedkeuring gepubliceerd op officiële platforms.